Tecnología en Recursos Humanos, necesidad insoslayable para el siglo XXI

dsc00767-2.JPGPor Francisco Mateo-Sidrón
El uso de la tecnología de la información en la administración de los recursos humanos es cada vez más un requisito indispensable para las empresas que buscan competir en la economía globalizada. Los departamentos de Recursos Humanos están descubriendo que la tecnología es el aliado perfecto para la optimización de su gestión y de los costos de servicio por empleado. Entre otras cosas les permite concentrarse más en otros roles de valor añadido, como el de Consultor -aportando soluciones pioneras para los clientes- o Socio de Negocio -adaptando la estrategia y programas de Recursos Humanos para las necesidades del negocio-, que en la simple gestión transaccional.

Poco a poco, en el caso de América Latina, las empresas han ido optando por implementar sistemas de información para la administración de personal donde los empleados, además de recibir información de manera rápida y homogénea, pueden actualizar su información personal, solicitar vacaciones, imprimir el recibo de sueldo, acceder a beneficios e inscribirse en cursos, entre otras ventajas.

Con estos sistemas, la dependencia directa de los empleados con el Departamento de Recursos Humanos es cada vez menor, lo que le permite al área concentrarse en otras funciones más estratégicas para la empresa y más convenientes para cumplir con los objetivos de negocio tales como gestión del cambio, adquisición, retención y desarrollo de talento, gestión del desempeño de la organización o gestión del clima laboral.

Asimismo, el uso de sistemas para la gestión de recursos humanos permite a los jefes y supervisores, entre otras muchas cosas, hacer evaluaciones y planificar tácticas operativas en base a datos más claros y accesibles. Al mismo tiempo, otorga capacidad de decisión a los empleados, que deben ser responsables por el uso y beneficio que obtienen de los sistemas.

En el ámbito de las evaluaciones, por ejemplo, los sistemas de gestión de recursos humanos permiten el uso de herramientas que habilitan que el empleado sea evaluado no sólo por su supervisor, sino que también se tome en cuenta la participación de sus compañeros de trabajo e incluso -en algunos casos- fuentes externas como proveedores o clientes. El empleado, además, tiene la oportunidad de presentar su propia perspectiva.

Otro de los beneficios que conlleva la tecnología aplicada a la administración de recursos humanos se refiere al considerable ahorro que aporta en los costos de tareas y actividades administrativas/transaccionales, que pasan de gestionarse de manera manual o artesanal, a una más automatizada y rápida. La inversión en estos sistemas informáticos es relevante cuando se instalan por primera vez pero sus costos de mantenimiento suelen ser muy bajos y, a medio/largo plazo, tienen un impacto muy positivo en la cuenta de resultados, rentabilizando con creces los costos de inversión. Además, la racionalización de un sistema de papeles y formularios altamente costoso abre las puertas a mayores partidas para programas de capacitación.

E-learning
Precisamente una de las áreas en las que el uso de la tecnología de la información puede tener un impacto directo es la de la capacitación. Las empresas reciben grandes beneficios al utilizar la capacitación virtual, como la eliminación o reducción de costos relacionados con gastos de viajes, viáticos, y pérdidas de horas de trabajo por parte del personal. De acuerdo con Clavex, una comercializadora de cursos de e-learning, los gastos de desplazamiento pueden llegar a constituir el 60 por ciento de los costos de entrenamiento.

Cuando IBM implementó sus programas de entrenamiento virtual, constató además que el tiempo de aprendizaje entre los gerentes de la empresa se redujo entre 25 y 60 por ciento en comparación con los cursos de capacitación tradicionales.

Una de las características básicas del e-learning es su enfoque centrado en el usuario. A diferencia de la formación tradicional, en la que el instructor o el contenido son los elementos centrales, los programas de e-learning ponen al usuario en el centro del proceso de aprendizaje, convirtiéndolo en motor y protagonista de su propia experiencia educativa.

Los sistemas de e-learning se pueden concentrar en el desarrollo de las capacidades de pensamiento crítico del empleado, su capacidad para trabajar en equipo y los niveles de confianza en sí mismo. Todos estos elementos son fundamentales para el crecimiento profesional y la retención de los recursos más talentosos de una compañía.

Los cursos en línea (on-line), a los que el empleado puede acceder desde su propia terminal en la oficina o en su casa, ofrecen también beneficios secundarios muy importantes, sobre todo en materia de productividad. Esto es especialmente significativo, por ejemplo, cuando una empresa busca impulsar un cambio estratégico y utiliza las soluciones de e-learning como respaldo.

En este escenario, no es aventurado afirmar que con la utilización de aplicaciones informáticas en los departamentos de Recursos Humanos, esta oficina deja de ser sólo una oficina de quejas y reclamos permanentes para convertirse en una verdadera base para el mejoramiento del rendimiento, el fomento de la creatividad, el desarrollo, retención y satisfacción de los empleados, lo que se traduce en niveles más altos de productividad.

Es claro que la tecnología de información permite a los departamentos de Recursos Humanos incrementar la productividad y escalabilidad de los procesos administrativos con estándares de fiabilidad y rapidez, minimizar los costos de servicio por empleado y representar un papel más estratégico y de valor añadido al negocio. Al final del día, todos coincidimos en que el mayor activo de una compañía son sus empleados y, por eso, Recursos Humanos tiene que transformarse para realizar una gestión más eficaz.

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